PROSALES PERSONUPPGIFTSPOLICY 

Senaste uppdatering: 2018-08-08

Denna personuppgiftspolicy gäller för bolagen inom ProSalesgruppen, med moderbolaget Ganevi Holding (org nr 556666-5351).

Policyn gäller för sådana personuppgifter som vi samlar in via våra digitala plattformar, när du köper någon av våra tjänster, när du registrerar dig för en prenumeration eller användarkonto, anmäler dig till något av våra event och konferenser, deltar i någon av våra tävlingar eller när du kontaktar vår kundservice (”Tjänsterna”).

Vi värnar om din integritet och det är viktigt att du ska kunna känna dig trygg när du anförtror oss dina personuppgifter. Det här dokumentet beskriver hur vi samlar in och behandlar dina personuppgifter. Det utgår från gällande dataskyddslagstiftning och förtydligar hur vi samlar in och behandlar personuppgifter.

Om inget annat anges är det företag inom ProSalesgruppen vars Tjänst du använder personuppgiftsansvarig för användningen av personuppgifter som samlas in via de Tjänster som det tillhandahåller. ProSaleskoncernen utgörs av följande bolag:

ProSales Institute Sverige AB (org nr: 556246-8172) (”PI”)

ProSales Consulting Sverige AB (org nr: 556595-1505) (”PC”)

ProSales Systems Sverige AB (org nr: 556666-5351) (”PS”)

Det kan finnas kompletterande villkor som gäller för vissa av de Tjänster vi erbjuder. Vänligen läs dessa när du köper någon av våra tjänster, när du registrerar dig för vårt nyhetsbrev eller användarkonto, anmäler dig till något av våra event och konferenser, deltar i någon av våra tävlingar eller när du kontaktar vår kundservice.

Inom ProSalesgruppen delar vi administrativa system, samt bedriver gemensam kundsupport och dataanalys, och därför delar vi vissa personuppgifter om våra användare och kunder enligt denna policy.

PERSONUPPGIFTER SOM VI SAMLAR IN

Personuppgifter betyder all sorts information som kan härledas till en individ. Vi behandlar följande typer av uppgifter om dig:

•      Identitet (t.ex. förnamn, efternamn och titel)
•      Kontaktuppgifter (t.ex. e-postadress, telefonnummer och faktureringsadress)
•      Autentiseringsuppgifter (krypterade lösenord)
•      Tekniska uppgifter (t.ex. login, IP-adress, webbläsare och version, tidszon, operativsystem och andra uppgifter om vilken teknik du använder för att besöka våra sajter)
•      Profil (t.ex. feedback, enkätsvar, intresseområden och favoritsidor på vår sajt)
•      Användning (t.ex. hur du använder våra sajter, våra sociala mediekanaler och våra tjänster)
•      Marknads- och kommunikationsdata (dina preferenser när det gäller att få marknadskommunikation från oss)
•      Finansiellt (t.ex. fakturerings- och betalningsinformation)
•      Transaktioner (uppgifter som är nödvändiga för att genomföra betalningar vid eventuella köp, t.ex. kreditkortsnummer och associerad säkerhetskod)
•      Köphistorik (uppgifter om dina köp: summa och tid för köp)

Vi samlar inte in några känsliga uppgifter om dig, t.ex. etnicitet, trosuppfattning, sexuell läggning, politiska åsikter, hälsouppgifter, biometriska data, brott eller straff.

HUR VI SAMLAR IN PERSONUPPGIFTER

Vi samlar in uppgifter om dig på flera olika sätt:

DIREKT INTERAKTION

Vissa uppgifter tillhandahåller du direkt, exempelvis när du fyller i ett formulär när du registrerar dig för ett nyhetsbrev, registrerar dig som användare på vår sajt, ber oss att skicka material, fyller i en undersökningsenkät, ger oss feedback, anmäler dig till ett evenemang eller kontaktar oss för support.

AUTOMATISK INHÄMTNING

När du använder vår sajt och våra tjänster kan vi automatiskt samla in tekniska data om din utrustning, läsning och användning. Vi samlar in den informationen genom användning av cookies, serverloggar och liknande teknologier. Se nedan avsnittet ”Cookies” för mer detaljer.

TREDJEPARTSKÄLLOR

Vi kan även hämta in uppgifter från externa företag eller myndigheter, så kallade tredjepartskällor. Det kan variera över tid men har tidigare inkluderat:

•      Dataleverantörer som vi får eller köper identitets- och kontaktuppgifter av, t.ex. Allabolag.se, eller Bisnode
•      Sociala nätverk. Vi hämtar information från sociala medier om våra besökare för att rikta relevanta erbjudanden eller visa relevanta annonser på exempelvis Facebook och Linkedin.
•      Partners. Vi kan ta del av uppgifter från företag som vi samarbetar med för att erbjuda Tjänster eller delta i gemensam marknadsföring.
•      Offentliga källor, till exempel öppna myndighetsdatabaser eller andra data som är tillgängliga för allmänheten.

RÄTTSLIGA GRUNDER FÖR ATT SAMLA IN PERSONUPPGIFTER

Vi behandlar bara dina personuppgifter när det finns laglig grund. Personuppgifter behandlas med stöd av en eller flera av följande grunder:

•      Uppgiften är nödvändig för att fullgöra våra förpliktelser enligt avtal
•      Vi har ett legitimt intresse av att behandla personuppgiften och vi kränker inte några av dina fri- och rättigheter
•      Uppgiften är nödvändig för att uppfylla våra andra rättsliga förpliktelser

HUR VI ANVÄNDER PERSONUPPGIFTER

Vi använder information som vi samlar in om våra kunder och användare i 5 huvudsakliga syften:

1.     Kundvård och information kring våra tjänster och event
2.     Personligt anpassade tjänster
3.     Förbättring och anpassning av våra tjänster
4.     Sälj- och marknadsföringsaktiviteter
5.     Forskningsstudier och undersökningar

KUNDVÅRD OCH INFORMATION KRING VÅRA TJÄNSTER OCH EVENT

Vi använder personuppgifter för att genomföra dina köp med oss och förse dig med våra Tjänster. Exempelvis kan vi kontakta dig per e-post, telefon eller på andra sätt för att informera dig om när Tjänsten är på väg att upphöra eller återkoppla till dig i ett kundtjänstärende. Vi kan också komma att använda alla de övriga personuppgifter som vi samlat in om dig för att hantera din fråga eller ditt ärende beroende på vad som är relevant i det enskilda fallet.

PERSONLIGT ANPASSADE TJÄNSTER

Vissa av våra Tjänster innebär att vi anpassar den baserat på vad vi vet om dina intressen, ditt bolag, och din titel, i syfte att göra Tjänsten så bra som möjligt för dig. Vi analyserar och grupperar såna uppgifter och gör urval och grupperingar t.ex. i form av inbjudningar, bordsplacering, eller anpassning av vilket innehåll som visas för dig i vår webbportal.

FÖRBÄTTRING OCH ANPASSNING AV VÅRA TJÄNSTER

Vi använder data för att förbättra våra befintliga Tjänster, bland annat genom att uppdatera funktioner och få en ökad förståelse för hur vi kan göra användarupplevelsen bättre för dig. I huvudsak använder vi anonyma eller anonymiserade uppgifter på aggregerad nivå för att göra denna typ av analyser. Det kan dock förekomma att vi även använder personuppgifter som vi har samlat in om det är relevant, t.ex. enkätsvar i utvärderingar, för att förbättra innehåll i våra event.

SÄLJ- OCH MARKNADSFÖRINGSAKTIVITETER

Vi använder personuppgifter för att ge dig relevant marknadsföring som du kan ha intresse av, när du besöker våra webbsidor och prenumererar på våra nyhetsbrev. Detta möjliggör att vi kan rikta intressebaserad reklam till våra användare som besöker våra webbsidor. När du besöker våra webbsidor, placerar vi cookies på din dator som är särskilt avsedda att komma ihåg hur du navigerat på våra webbsidor och i på våra kanaler i sociala medier. Dessa används för att vi ska förstå vilka typer av sidor som du är intresserad av. Vi kan därefter visa rekommendationer om tjänster utifrån dina uppfattade intressen.

Vi använder oss också av retargeting, som låter oss visa reklam för dig baserad på dina läs- och klickmönster på en webbsida som inte kontrolleras av ProSales eller ett socialt media. Till exempel, om du har besökt vår webbsida, kan du komma att se annonser från oss som visar erbjudanden som du har besökt på våra webbsidor. Du kan genom en annons på exempelvis DI.se bli påmind om våra Tjänster.

Du har alltid rätt att invända mot direktmarknadsföring, läs mer under avsnittet ”Dina individuella rättigheter”.

Här kan du be oss att sluta skicka marknadsföring när som helst: http://prosales.com/om/email-preferences/

FORSKNINGSSTUDIER OCH UNDERSÖKNINGAR

Kärnan i ProSales verksamhet är kontinuerlig omvärldsbevakning och undersökning av aktuella frågor inom marknads- och försäljningsområdet. Därför kan vi använda oss av dina personuppgifter för att kontakta och påminna dig om enkäter och intervjuer. Vi behandlar dina svar strikt konfidentiellt och så snart datainsamlingen är klar, anonymiseras resultaten genom att e-postadressen raderas från svarsdata.

HUR VI DELAR PERSONUPPGIFTER

Vår utgångspunkt är att inte lämna ut dina personuppgifter till tredje part om du inte har samtyckt till det eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla våra förpliktelser enligt avtal eller lag. Det kan dock hända att vi för ovanstående syften måste dela dina personuppgifter med andra företag inom ProSalesgruppen, eller med företag som utför tjänster för vår räkning. Du finner en lista på dessa nedan, under ”Tredjepartsaktörer”.

I de fall där vi delar information om dig med våra leverantörer har vi sett till att dessa företag följer våra krav för personuppgiftshantering som beskrivs i denna policy genom att upprätta personuppgiftsbiträdesavtal.

Vi delar den betalningsinformation du lämnar för att genomföra ett köp med banker och andra betalningsinstitutioner som behandlar betalningar eller levererar andra finansiella tjänster, samt för att förhindra bedrägeri och minska kreditkortsrisker, till exempel DIBS.

Vi delar även information med företag som vi anlitar för att tillhandahålla marknadsföring och trafikmätning. Vi kommer att lämna ut personuppgifter som en del av en gemensam affär, exempelvis en sammanslagning eller försäljning av tillgångar.

Slutligen kan vi komma att behöva lämna ut dina uppgifter när vi anser att det är nödvändigt för att:

•      Följa lagen eller rättslig process och ge ut information till polis och andra behöriga myndigheter.
•      Skydda våra kunder, exempelvis för att förhindra skräppost eller bedrägeriförsök
•      Hantera och upprätthålla säkerheten för våra produkter, däribland förhindra eller stoppa en attack på våra system eller nätverk.
•      Skydda rättigheter eller egendom som tillhör ProSalesgruppen, inklusive verkställa de villkor som styr din användning av Tjänsterna.

INTERNATIONELL ÖVERFÖRING

När vi delar dina personuppgifter med tredje part i enlighet med vad som angetts i denna personuppgiftspolicy, kan dina personuppgifter komma att överföras till en stat som inte är medlem av EU eller EEA. Den här personuppgiftspolicyn gäller även om vi överför personuppgifter till andra länder.

COOKIES

På www.prosales.com och våra andra webbsajter använder vi cookies.

Cookies är information som sparas i datorns webbläsare när du besöker en webbsajt och dessa kan vid senare besök även hämtas från webbläsaren för olika typer av tillämpningar. De innehåller data om hur du rör dig på webbsajten så att den vid återkommande besök kan visa skräddarsydd information baserat på användarens senaste besök. Cookies kan också användas för att analysera trafik, för marknadsföring och utveckling av webbsajterna. Cookies används av nästan alla webbsajter och kan inte skada ditt system.

Vi använder cookies för att följa din användning av våra webbsajter. Det gör att vi kan förstå hur du använder sajterna och se mönster i din och andras användning. Det hjälper oss att utveckla och förbättra webbsajterna och våra Tjänster utifrån dina behov.

På våra webbsajter används två typer av cookies: temporära och permanenta. Temporära cookies, eller session cookies, innehåller tillfällig information mellan sidhämtningar. De lagras bara i din dator under en session och tas automatiskt bort när du stänger webbläsaren.

Permanenta cookies sparas under kortare eller längre tid som en fil på datorn, och finns kvar när du stänger webbläsaren. Cookien kan läsas av webbsajten som skapade den när du besöker sajten igen. Vissa permanenta cookies kan användas för att spåra en användares besök på flera olika webbsajter. Vi använder följande permanenta cookies:

Om du vill se eller ändra vilka cookies du har accepterat, kan du vanligen göra det i inställningarna för din webbläsare. Du kan ställa in din webbläsare så att den lagrar vissa eller inga cookies, eller att den varnar dig när webbsajter försöker lagra cookies. Som besökare bör du känna till att om du inte tillåter cookies kommer webbsajten att fungera men du får en sämre användarupplevelse.

DINA RÄTTIGHETER OCH VALMÖJLIGHETER

Det är viktigt att du förstår vilka rättigheter du har gällande behandling av dina personuppgifter, vilket vi informerar om nedan. Kontaktinformation om vart du kan vända dig för att ta tillvara någon av dina rättigheter hittar du under rubriken ”Kontakt” nedan.

Du har följande rättigheter:

•      Du har rätt att begära tillgång till samt åtkomst till kopia av dina personuppgifter (s.k. registerutdrag), begära rättelse av felaktiga uppgifter och, under vissa omständigheter, begära att dina personuppgifter raderas.
•      Om vår behandling av dina personuppgifter baseras på ditt samtycke, har du rätt att när som helst återkalla samtycket för framtida behandling av dina personuppgifter.
•      Du har rätt att i vissa fall göra invändning mot användning av dina personuppgifter, eller kräva att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter.
•      Du har rätt att när som helst invända mot direktmarknadsföring med följd att vi inte längre får fortsätta använda uppgifterna för det ändamålet.
•      Du har rätt att framföra klagomål hos en dataskyddsmyndighet. Datainspektionen är den myndighet i Sverige som utövar tillsyn över hur vi som företag följer lagstiftningen.

Att utöva dina rättigheter är kostnadsfritt. Vi förbehåller oss rätten att vid orimlig eller uppenbart ogrundad invändning eller begäran ta ut en rimlig avgift för åtgärden alternativt inte vidta någon åtgärd.

Vi besvarar förfrågningar inom 30 dagar. Åtgärder vidtas inom rimlig tid som beroende på omständigheterna kan vara upp till tre månader. I vilket fall kommer vi att hålla dig uppdaterad om statusen på ditt ärende.

LAGRING

Vi skyddar dina personuppgifter från oönskad åtkomst, användning och utelämnande. Till exempel lagras personuppgifter som du anger på datorsystem som har begränsad åtkomst och finns i skyddade lokaler. Vid överföring av mycket känsliga data (exempelvis kreditkortsnummer och lösenord) via Internet, skyddar vi dessa uppgifter med kryptering.

Vi kan lagra dina personuppgifter i egen teknik och genom molntjänster, hos tredje part som vi har kontrakterat för att stödja vår affärsverksamhet. Sådana tredjepartsorganisationer behandlar inte dina personuppgifter och har inte tillgång till dem utom för molnlagring och åtkomst av oss, och vi kräver att sådana aktörer tillämpar minst samma nivå av IT-säkerhet som vi själva använder för att skydda dina personuppgifter.

I huvudsak sker personuppgiftsbehandlingen inom EU/EES. I vissa fall kan vi använda leverantörer som är etablerade utanför EU/EES. I de fall personuppgiftsbehandling sker utanför EU/EES sker det med lagligt stöd genomatt EU-kommissionen fastställt i beslut att landet säkerställer en adekvat skyddsnivå för behandling av personuppgifter eller att andra lämpliga säkerhetsåtgärder föreligger.

Vi sparar personuppgifter så länge det är nödvändigt för de anledningar som de används till, till exempel så länge det krävs för att vi ska kunna tillhandahålla Tjänsterna, för att bibehålla och förbättra befintliga Tjänster, skicka nödvändig kommunikation och marknadskommunikation, och uppfylla våra skyldigheter enligt lag. Eftersom behoven kan variera för olika typer av data och för olika typer av Tjänster och sammanhang, varierar perioden vi sparar uppgifterna.

De kriterier som avgör hur länge personuppgifterna kommer att spara är:

•      Av vilken anledning vi använder uppgifterna, dvs använder vi uppgifterna för att uppfylla lagkrav sparas de längre tid än exempelvis kontaktinformation för direktmarknadsföring.
•      Hur uppgiften sparas, dvs uppgifter som inte är pseudonymiserade sparas kortare tid än om de inte är pseudonymiserade.
•      Vilken relation vi har till dig, dvs om du är en befintlig, före detta eller potentiell användare/kund eller om du besöker oss utan att vara inloggad.

Vi har rätt att använda dina kontaktuppgifter för direktmarknadsföring under tiden vi har ett användare- eller kundförhållande och en viss tid efter vår användar- eller kundrelation har avslutats så länge du inte invänt mot det. Vi sparar dina uppgifter upp till 36 månader efter att Tjänsten avslutats.

Vi kan komma att kontakta potentiella kunder via telefon eller e-post för att marknadsföra våra Tjänster. Om du väljer att inte inleda ett kundförhållande med oss sparar vi kontaktuppgifterna upp till 12 månader från kontakttillfället.

Om du har registrerat ett användarkonto så använder vi dina uppgifter om exempelvis intressen och favoriter och läshistorik till dess att du avslutar ditt konto och upp till 36 månader därefter om du inte begär att vi ska radera vissa uppgifter. Vi sparar uppgifter för att analysera användar- och kundbeteende i syfte att förbättra våra Tjänster samt för intressebaserad marknadsföring.

Dina personuppgifter gallras eller anonymiseras när de inte längre är relevanta för de ändamål som de samlats in för. Vid analys av kundinsikt, trender m.m. använder vi anonym data som inte består av personuppgifter alternativt pseudonymiserad data som inte kan hänföras till en viss person.

Dina personuppgifter sparas längre än vad som angetts ovan i de fall vi är skyldiga att göra det enligt lag, eller för att behålla uppgifter som måste behållas i syfte att lösa en tvist eller om du har samtyckt till det. Vi använder dina uppgifter till marknadsföring bara om det är tillåtet enligt lag och du inte har invänt mot det.

ÄNDRINGAR

Vi kommer att uppdatera vår personuppgiftspolicy när det behövs för att återspegla kundfeedback och ändringar i våra Tjänster. När policyn uppdateras ändras datumet för senaste uppdatering längst upp i policyn och ändringarna beskrivs nederst på sidan under ”Ändringshistorik”, varpå ändringarna träder i kraft.

Om det sker större ändringar i policyn eller i hur vi använder dina personuppgifter, meddelas du via anslag på webbsidan eller e-postmeddelanden innan ändringarna träder i kraft där det krävs enligt lag. Läs gärna denna personuppgiftspolicy då och då så håller du dig informerad om hur vi skyddar dina personuppgifter och din integritet.

TREDJEPARTSAKTÖRER

ProSales använder tredjepartsaktörer för vissa uppgifter, och för att lagra personuppgifter och relaterad data. Det behövs för att förse dig som kund med bästa möjliga tjänster, uppföljning och kundupplevelse. Vi är personuppgiftsansvariga och bär ansvaret för all lagrad data. Här följer en lista på de aktörer vi använder oss av:

Glesys                        Lagring av all webbdata

Google                       Företagsmail och dokumentlagring

SMS-teknik               SMS-tjänstleverantör. Hanterar telefonnummer.

Oneflow                     E-signeringsverktyg, hanterar personuppgifter relaterade till kundavtal.

Getaccept                   E-signeringsverktyg hanterar personuppgifter relaterade till kundavtal.

Hubspot                     CRM och marknadsföringsverktyg. Hanterar personuppgifter för potentiella och befintliga kunder.

Eventbrite                   Eventsystem. Hanterar personuppgifter kopplade till anmälningar och event.

Delegia                       Event. Hanterar personuppgifter kopplade till anmälningar och event.

KONTAKT

•      Om du önskar att dina personuppgifter ska raderas, skicka e-post till info@prosales.com
•      Om du på något annat sätt önskar begränsa vår behandling av dina personuppgifter, skicka e-post till info@prosales.com
•      Om du vill att vi ska upphöra att skicka e-post till dig i marknadsföringssyfte kan du ändra dina inställningar här: http://prosales.com/om/email-preferences/
•      Andra synpunkter, idéer, åsikter och kommentarer när det gäller våra Tjänster är också välkomna , skicka e-post till info@prosales.com

ÄNDRINGSHISTORIK